Layanan perpustakaan merupakan salah satu kegiatan teknis yang pada pelaksanaannya perlu ada perencanaan dalam penyelenggaraannya. Layanan perpustakaan akan berjalan dengan baik apabila akses layanan yang digunakan tepat dan sesuai dengan kebutuhan pemakainya.
Ada tiga jenis layanan perpustakaan, yakni layanan terbuka (open access) dan layanan tertutup (closed access), serta layanan gabungan keduanya. Ketiga layanan ini ada hubungannya dengan cara bagaimana perpustakaan memberikan kesempatan kepada pembaca untuk menemukan bahan pustaka yang mereka inginkan.. Masing-masing layanan tersebut mempunyai kelebihan dan kelemahannya, dan berbeda.
Layanan terbuka (open access)
Layanan terbuka memberikan kebebasan kepada pemakai untuk menemukan dan mencari bahan pustaka yang diperlukan. Pemakai diizinkan langsung ke ruang koleksi Perpustakaan, memilih dan mengambil bahan pustaka yang diinginkan.
Tujuan akses layanan terbuka adalah memberikan kesempatan kepada pemakai untuk mendapatkan koleksi seluas-luasnya, tidak hanya sekedar membaca-baca di rak, tetapi juga mengetahui berbagai alternatif dari pilihan koleksi yang ada di rak, yang kira-kira dapat mendukung penelitiannya. Akses layanan terbuka biasanya diterapkan untuk layanan di Perpustakaan umum, Perpustakaan sekolah, dan Perpustakaan perguruan tinggi.
Ada beberapa kelebihan yang dapat diambil, apabila Perpustakaan menggunakan akses layanan terbuka, antara lain adalah :
- Pemakai bebas memilih bahan pustaka di rak;
- Pemakai tidak harus menggunakan katalog;
- Pemakai dapat mengganti bahan pustaka yang isinya mirip jika bahan pustaka yang dicari tidak ada;
- Pemakai dapat membandingkan isi bahan pustaka dengan judul yang dicarinya;
- Bahan pustaka lebih bermanfaat dan didayagunakan;
- Menghemat tenaga pustakawan.
Selain kelebihan tersebut, layanan terbuka juga memiliki beberapa kelemahan antara lain adalah :
- Pemakai cenderung mengembalikan bahan pustaka seenaknya, sehingga mengacaukan dalam penyusunan bahan pustaka di rak;
- Lebih besar kemungkinan kehilangan bahan pustaka;
- Perlu pengawasan secara ketat;
- Tidak semua pemakai paham benar dalam mencari bahan pustaka di rak apalagi jika koleksinya sudah banyak;
- Bahan pustaka lebih cepat rusak;
- Terjadi perubahan susunan bahan pustaka di rak, sehingga perlu pembenahan terus menerus.
Cara Pelaksanaannya :
- Pemakai langsung mencari bahan pustaka di rak, atau mengecek terlebih dahulu di katalog;
- Bahan pustaka yang sudah ditemukan segera dibawa ke ruang baca;
- Setelah selesai dibaca, pemakai mengembalikan bahan pustaka tersebut ke tempat yang sudah ditentukan petugas;
- Apabila bahan pustaka akan dipinjam untuk dibawa pulang, maka pemakai harus membawa ke bagian petugas pencatatan peminjaman;
- Pemakai dapat memilih lagi bahan pustaka lain ke dalam rak.
Layanan Tertutup (closed access)
Pada akses layanan ini, koleksi tertutup bagi pemakai, dalam arti pemakai tidak boleh langsung mengambil bahan pustaka di rak, tetapi petugas perpustakaan yang akan mengambil. Dengan menggunakan akses ini petugas akan lebih sibuk karena harus mencari bahan pustaka di rak, terutama pada jam-jam sibuk pada saat banyak pemakai yang memerlukan bahan pustaka.
Tujuan akses layanan ini memberikan layanan secara terbatas kepada pemakai tidak dapat mencari bahan pustaka yang dibutuhkannya di rak, tetapi akan dilayani oleh petugas. Oleh karena itu, pemakai harus mencari nomor panggil bahan pustaka melalui katalog yang disediakan.
Kelebihan menggunakan layanan tertutup adalah sebagai berikut :
- Bahan pustaka tersusun rapi di rak, karena hanya petugas yang mengambil.
- Kemungkinan kehilangan bahan pustaka sangat kecil
- Bahan pustaka tidak cepat rusak
- Penempatan kembali bahan pustaka yang telah digunakan ke rak lebih tepat
- Pengawasan dapat dilakukan secara longgar
- Proses temu kembali lebih efektif
adalah sebagai berikut :
- Pemakai tidak bebas dan kurang puas dalam menemukan bahan pustaka
- Bahan pustaka yang didapat kadang-kadang tidak sesuai dengan kebutuhan pemakai
- Katalog cepat rusak
- Tidak semua pemakai paham dalam menggunakan teknik mencari bahan pustaka melalui katalog
- Tidak semua koleksi dimanfaatkan dan didaya gunakan oleh pemakai
- Perpustakaan lebih sibuk
- Pemakai mencari data koleksi melalui katalog.
- Pemakai mencatat judul bahan pustaka dan nomor panggil pada bon permintaan atau peminjaman
- Pemakai memberikan bon peminjaman kepada petugas.
- Petugas mencari bahan pustaka ke rak, menemukan bahan pustaka, dan menyerahkan kepada pemakai.
- Pemakai membawa bahan pustaka ke ruang baca.
- Apabila bahan pustaka dapat dipinjam untuk dibawa pulang, pemakai melaporkan kepada pencatat sirkulasi.
Layanan Kombinasi (Gabungan)
Adakalanya perpustakaan menerapkan kedua sistem di atas (terbuka dan tertutup) secara bersamaan. Untuk koleksi umum misalnya menerapkan sistem terbuka sedangkan untuk koleksi khusus, seperti skripsi, tesis, buku-buku rujukan menerapkan sistem tertutup.
Oleh : Upriyadi